Auszeichnung: Digital Game-Changer Award 2024, 1. Platz Jury und 1. Platz Publikum · Kunde: Schott Pharma Schweiz AG · Zeitraum: 2023-2024 · Status: in produktiver Weiterentwicklung, Roadmap 2026 für den breiteren Einsatz im Konzern
Das Problem, das Sie wahrscheinlich kennen
In jeder technischen Organisation sammelt sich Wissen über Jahre verteilt an, auf lokalen Laufwerken, in SharePoint, in E-Mails und Anhängen, in Tickets, in Handbüchern, in Excel-Dateien, in Wikis, in alten Projektordnern und in den Köpfen einzelner Personen. Eine Frage zu einem Bauteil, einer Maschine oder einer Spezifikation startet typischerweise eine Kette aus Telefonaten, Tickets, Meetings und Lieferanten-Rückfragen, obwohl die Information meist schon irgendwo existiert.
Die Folge: gleiche Fragen werden mehrfach gestellt, Dokumente neu erstellt obwohl das Wissen schon da ist, und Mitarbeiter binden sich gegenseitig in Recherche-Ketten. Bei Schott Pharma wurden im Pitch 5 Minuten bis 4 Stunden Zeitverlust pro Mitarbeiter und Tag beziffert.
Was KOBAI löst
KOBAI ist eine semantische Such- und Antwort-Schicht über den verteilten Datenbestand einer Organisation. Sie ersetzt keine bestehenden Systeme. Sie macht das vorhandene Wissen auffindbar, kombinierbar und belegbar.
Ein Mitarbeiter stellt eine Frage in natürlicher Sprache. KOBAI durchsucht die freigegebenen Quellen sinngemäss (nicht nur stichwortbasiert), liefert eine verständliche Antwort und verlinkt die Originalquellen. Die Antwort wird nicht frei erfunden, sondern aus tatsächlich gefundenen Belegen abgeleitet, mit Quellen-Karten, Belegstatus (gut belegt, teilweise belegt, keine ausreichende Quelle) und Versions-Information.
Ein konkretes Beispiel aus der Praxis
Ausgangslage bei Schott Pharma: Die Kamera 4065 an der Inspektions-Maschine AK2000 ist abgekündigt. Ein Ersatz muss bewertet werden, für den Bestand und für neue Maschinen.
Ohne KOBAI: Maschinen-Technik fragt Hardware-Beschaffung. Suche in alter und neuer Ordnerstruktur bleibt unvollständig. SAP, KnowHow Crew, ServiceNow, Archiv und Projektordner werden getrennt geprüft. Mehrere Personen werden eingebunden, ein Ticket weitergereicht, in Meetings besprochen, Lieferanten angefragt. Am Ende entsteht möglicherweise neue Dokumentation, obwohl Teile des Wissens schon vorhanden waren.
Mit KOBAI, Frage:
Gibt es eine Alternative zur Kamera 4065 für die AK2000 und welche Unterlagen belegen das?
KOBAI weist auf ähnliche Projekte hin, zeigt SAP-Bestellinformationen, findet Archiv- und SAT-Dokumente, verlinkt relevante Tickets oder Change-Requests, nennt offene Punkte für Vorstudie und Freigabe und markiert, welche Quellen alt oder nicht freigegeben sind. Aus einer halben Arbeitswoche wird eine fundierte Vorstudie am gleichen Tag.
Was die Mitarbeiter erleben
- Sinngemäss suchen statt nur stichwortbasiert. In Jira steht vielleicht Tilt angle, im Manual Ausrichtlehre, im Prüfprotokoll Verkippung. KOBAI erkennt die semantische Nähe und liefert alle drei Quellen.
- Quellen sehen, nicht raten. Jede Antwort verlinkt die Originaldokumente. Wer es genauer wissen will, klickt sich durch.
- Belegstatus auf einen Blick. Antworten sind als gut belegt, teilweise belegt oder keine ausreichende Quelle gekennzeichnet, wer eine Entscheidung fundiert vorbereiten muss, weiss sofort woran er ist.
- Versions- und Gültigkeits-Hinweis. Veraltete oder nicht freigegebene Dokumente werden als solche markiert, statt sie ungewarnt zu zitieren.
- Verlauf und Favoriten. Früher gestellte Fragen wiederfinden, wichtige Antworten oder Dokumente speichern, auch für das Team.
Schnittstellen, die wir typischerweise anbinden
- Lokale Laufwerke und freigegebene Netzlaufwerke (auch sehr alte)
- SharePoint, OneDrive, Teams-Kanal-Ablagen
- E-Mail-Archive (Outlook PST, Exchange)
- Wikis, Confluence, interne Dokumentations-Portale
- Ticket-Systeme: Jira, ServiceNow
- SAP- und ERP-Exporte (CSV, JSON, REST)
- DMS- und Qualitäts-Dokumenten-Ablagen
- PDF-, Office- und gescannte Dokumente mit OCR
- Active Directory oder Entra ID für Gruppen und Rechte
Neue Quellen kommen über klar definierte Konnektoren dazu. Pragmatisch zuerst (Hauptsache, die Pipeline läuft) und später API-sauberer, wenn die Quelle es hergibt.
Module, die einsetzbar sind
- Chat und semantische Suche. Frage stellen, Antwort plus Quellen-Karten erhalten, parallele Suchaufgaben laufen lassen.
- Dokumenten-Viewer. Vorschau für Word, PDF, Excel, E-Mail-Anhänge, Bilder. Trefferstellen werden hervorgehoben, Deep-Link ins Originalsystem.
- Q-Handbuch. Qualitätsrelevante Dokumentation gefiltert auffindbar, Freigabestatus aus dem Quellsystem übernommen, Original bleibt führend.
- Verlauf und Favoriten. Persönliche Historie und Team-Favoriten, inklusive Hinweis wenn Quellen seit der letzten Antwort aktualisiert wurden.
- Nutzungsstatistik. Suchzeit, Antwortlatenz, Belegstatus, Trefferqualität, Top-Themen, Performance und optional API-Kosten in einem Dashboard.
- Benutzer- und Rechteverwaltung. Gruppen, Rollen (User, Power User, Source Owner, Admin), hierarchische Vererbung mit Überschreibungen auf einzelnen Elementen.
- Dokumentengenerator. Strukturierte Entwürfe aus gefundenen Quellen, für Zusammenfassungen, Lessons Learned, Projektsteckbriefe oder Ticketantworten. Freigabe-Prozess bleibt aussen vor.
- Feedback-Loop. Daumen hoch/runter, Kommentar, falsche Quelle melden, Source Owner wird benachrichtigt.
Was die IT-Abteilung beruhigt
- Keine Migration. Daten bleiben wo sie sind.
- Keine Systemumstellung. Keine bestehende Software muss deaktiviert oder verändert werden.
- Eigener lokaler Server. Weboberfläche, Indexierung, Vektor-Suche und Retrieval laufen auf Ihrer Hardware. Externe Cloud nur dort wo Sie es explizit wollen.
- Gruppen und Vererbung. Quellen werden Gruppen zugeordnet, Benutzer ebenfalls, KOBAI hält sich daran.
- Audit-Log und Belegbarkeit. Jede Antwort hat Quellen, jede Aktion ist nachvollziehbar.
Wie sich die Zeitersparnis rechnet
Im Pitch wurde für Schott Pharma eine Zeitersparnis von 5 Minuten bis 4 Stunden pro Mitarbeiter und Tag angesetzt. Konservativ gerechnet:
- 5 tägliche Nutzer pro Business Unit
- 2 Stunden Ersparnis pro Nutzer und Tag
- 22 Arbeitstage pro Monat
- ergibt rund 220 Stunden pro Monat, etwa 2’640 Stunden pro Jahr
- das entspricht rund 310 Arbeitstagen pro Jahr bei 8,5 Stunden pro Tag
Bei mehreren Business Units skaliert der Effekt entsprechend. Die Zahlen sind eine Schätzung, der reale Effekt wird bei Pilot-Einführung pro Quelle und Team gemessen, über die KOBAI-eigene Nutzungsstatistik.
Ausbau zu pro-aktiven Aktionen
KOBAI startet als Such- und Antwort-Schicht. Wer mehr will, kann je nach Einstellung erweitern:
- Vorstudien- und Projekt-Vorlagen automatisch erzeugen, sobald sich ein Anlass ergibt (abgekündigte Komponente, neue SOP-Pflicht, Audit-Vorbereitung).
- Ticket-Entwürfe mit Quellen-Liste vorbereiten, der Bearbeiter prüft und schickt.
- Aktualisierungs-Erinnerungen für veraltete Dokumente, der Source Owner bekommt eine Notiz, nicht der Suchende.
- Onboarding-Pfade für neue Mitarbeiter (kuratierte Einstiegsquellen pro Rolle/Maschine).
- Wissenslücken-Erkennung: widersprüchliche Quellen werden markiert und an die zuständigen Stellen gemeldet.
Auszeichnung
KOBAI gewann beim Schott-internen Digital Game-Changer Award 2024 sowohl den 1. Platz der Jury als auch den 1. Platz des Publikums. Die Lösung wird seither produktiv weiterentwickelt, mit einem Konzept-Update 2026 für den breiteren Konzern-Einsatz.
Erkennen Sie Ihre Organisation darin?
Wenn ja: wir bauen so etwas Ähnliches auch für Sie. Wir starten mit einer einzigen Pilot-Datenquelle, oft nur einem Netzlaufwerk oder einer Datenbank. Wir zeigen messbar wo Zeit eingespart wird. Dann bauen wir Schritt für Schritt aus, in Ihrem Tempo, mit Ihren Datenquellen, ohne dass Sie bestehende Systeme anhalten oder ersetzen müssen.