Award: Digital Game-Changer Award 2024, st place jury and 1st place audience · Customer: Schott Pharma Schweiz AG · Time period: 2023-2024 · Status: in productive further development, roadmap 2026 for broader use within the group
The problem you probably know
In every technical organization, knowledge accumulates over years, distributed on local drives, in SharePoint, in emails and attachments, in tickets, in manuals, in Excel files, in wikis, in old project folders, and in the minds of individuals. A question about a component, machine, or specification typically starts a chain of phone calls, tickets, meetings, and supplier inquiries, although the information usually already exists somewhere.
The result: the same questions are asked multiple times, documents are created anew even though the knowledge is already there, and employees bind each other in research chains. At Schott Pharma, in the pitch minutes to 4 hours of time loss per employee per day quantified.
What KOBAI solves
KOBAI is a semantic search and answer layer over the distributed data stock of an organization. It does not replace existing systems. It makes the existing knowledge discoverable, combinable, and verifiable.
An employee asks a question in natural language. KOBAI searches the released sources meaningfully (not just keyword-based), provides a comprehensible answer, and links the original sources. The answer is not made up but derived from actually found evidence, with source cards, evidence status (well documented, partially documented, no sufficient source) and version information.
A concrete example from practice
Initial situation at Schott Pharma: The camera 4065 on the inspection machine AK2000 is discontinued. A replacement must be evaluated for inventory and new machines.
Without KOBAI: Machine technology asks hardware procurement. Search in old and new folder structure remains incomplete. SAP, KnowHow Crew, ServiceNow, archive and project folders are checked separately. Several people are involved, a ticket passed on, discussed in meetings, suppliers contacted. In the end, new documentation may be created although parts of the knowledge were already available.
With KOBAI, question:
Is there an alternative to camera 4065 for AK2000 and what documents support that?
KOBAI points to similar projects, displays SAP order information, finds archive and SAT documents, links relevant tickets or change requests, names open points for pre-study and approval, and marks which sources are old or not approved. From half a working week becomes a solid pre-study on the same day.
What employees experience
- Search by meaning instead of just keyword-based. In Jira there might be Tilt angle, in the manual Alignment gauge, in the test protocol Tilting. KOBAI recognizes the semantic proximity and delivers all three sources.
- See sources, don’t guess. Every answer links to the original documents. Those who want more details can click through.
- Status of evidence at a glance. Answers are marked as well documented, partially documented or no sufficient source , those who need to prepare decisions in a substantiated manner know immediately what they’re dealing with.
- Version and validity notice. Outdated or unreleased documents are marked as such, instead of quoting them without warning.
- History and favorites. Find previously asked questions again, save important answers or documents, even for the team.
Interfaces that we typically connect
- Lokale Laufwerke und freigegebene Netzlaufwerke (auch sehr alte)
- SharePoint, OneDrive, Teams-Kanal-Ablagen
- E-Mail-Archive (Outlook PST, Exchange)
- Wikis, Confluence, interne Dokumentations-Portale
- Ticket-Systeme: Jira, ServiceNow
- SAP- und ERP-Exporte (CSV, JSON, REST)
- DMS- und Qualitäts-Dokumenten-Ablagen
- PDF-, Office- und gescannte Dokumente mit OCR
- Active Directory oder Entra ID für Gruppen und Rechte
Neue Quellen kommen über klar definierte Konnektoren dazu. Pragmatisch zuerst (Hauptsache, die Pipeline läuft) und später API-sauberer, wenn die Quelle es hergibt.
Module, die einsetzbar sind
- Chat und semantische Suche. Frage stellen, Antwort plus Quellen-Karten erhalten, parallele Suchaufgaben laufen lassen.
- Dokumenten-Viewer. Vorschau für Word, PDF, Excel, E-Mail-Anhänge, Bilder. Trefferstellen werden hervorgehoben, Deep-Link ins Originalsystem.
- Q-Handbuch. Qualitätsrelevante Dokumentation gefiltert auffindbar, Freigabestatus aus dem Quellsystem übernommen, Original bleibt führend.
- History and favorites. Persönliche Historie und Team-Favoriten, inklusive Hinweis wenn Quellen seit der letzten Antwort aktualisiert wurden.
- Nutzungsstatistik. Suchzeit, Antwortlatenz, Belegstatus, Trefferqualität, Top-Themen, Performance und optional API-Kosten in einem Dashboard.
- Benutzer- und Rechteverwaltung. Gruppen, Rollen (User, Power User, Source Owner, Admin), hierarchische Vererbung mit Überschreibungen auf einzelnen Elementen.
- Dokumentengenerator. Strukturierte Entwürfe aus gefundenen Quellen, für Zusammenfassungen, Lessons Learned, Projektsteckbriefe oder Ticketantworten. Freigabe-Prozess bleibt aussen vor.
- Feedback-Loop. Daumen hoch/runter, Kommentar, falsche Quelle melden, Source Owner wird benachrichtigt.
Was die IT-Abteilung beruhigt
- Keine Migration. Daten bleiben wo sie sind.
- Keine Systemumstellung. Keine bestehende Software muss deaktiviert oder verändert werden.
- Eigener lokaler Server. Weboberfläche, Indexierung, Vektor-Suche und Retrieval laufen auf Ihrer Hardware. Externe Cloud nur dort wo Sie es explizit wollen.
- Gruppen und Vererbung. Quellen werden Gruppen zugeordnet, Benutzer ebenfalls, KOBAI hält sich daran.
- Audit-Log und Belegbarkeit. Jede Antwort hat Quellen, jede Aktion ist nachvollziehbar.
Wie sich die Zeitersparnis rechnet
Im Pitch wurde für Schott Pharma eine Zeitersparnis von 5 Minuten bis 4 Stunden pro Mitarbeiter und Tag angesetzt. Konservativ gerechnet:
- 5 tägliche Nutzer pro Business Unit
- 2 Stunden Ersparnis pro Nutzer und Tag
- 22 Arbeitstage pro Monat
- ergibt rund 220 Stunden pro Monat, etwa 2’640 Stunden pro Jahr
- das entspricht rund 310 Arbeitstagen pro Jahr bei 8,5 Stunden pro Tag
Bei mehreren Business Units skaliert der Effekt entsprechend. Die Zahlen sind eine Schätzung, der reale Effekt wird bei Pilot-Einführung pro Quelle und Team gemessen, über die KOBAI-eigene Nutzungsstatistik.
Ausbau zu pro-aktiven Aktionen
KOBAI startet als Such- und Antwort-Schicht. Wer mehr will, kann je nach Einstellung erweitern:
- Vorstudien- und Projekt-Vorlagen automatisch erzeugen, sobald sich ein Anlass ergibt (abgekündigte Komponente, neue SOP-Pflicht, Audit-Vorbereitung).
- Ticket-Entwürfe mit Quellen-Liste vorbereiten, der Bearbeiter prüft und schickt.
- Aktualisierungs-Erinnerungen für veraltete Dokumente, der Source Owner bekommt eine Notiz, nicht der Suchende.
- Onboarding-Pfade für neue Mitarbeiter (kuratierte Einstiegsquellen pro Rolle/Maschine).
- Wissenslücken-Erkennung: widersprüchliche Quellen werden markiert und an die zuständigen Stellen gemeldet.
Auszeichnung
KOBAI gewann beim Schott-internen Digital Game-Changer Award 2024 sowohl den 1. Platz der Jury als auch den 1. Platz des Publikums. Die Lösung wird seither produktiv weiterentwickelt, mit einem Konzept-Update 2026 für den breiteren Konzern-Einsatz.
Erkennen Sie Ihre Organisation darin?
Wenn ja: wir bauen so etwas Ähnliches auch für Sie. Wir starten mit einer einzigen Pilot-Datenquelle, oft nur einem Netzlaufwerk oder einer Datenbank. Wir zeigen messbar wo Zeit eingespart wird. Dann bauen wir Schritt für Schritt aus, in Ihrem Tempo, mit Ihren Datenquellen, ohne dass Sie bestehende Systeme anhalten oder ersetzen müssen.